Un ECM permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero al facilitar la gestión digital de archivos e información, capturar documentos electrónicos y correos, automatizar procesos basados en la gestión documental, y garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a la información que necesitan, cuando y donde la necesiten.
En este artículo, vamos a presentarte algunos consejos sobre cómo puedes utilizar las distintas herramientas y capacidades de un ECM para ahorrar tiempo y dinero en tu empresa.
Capacidades de un ECM
- Firma electrónica:
La firma electrónica es un proceso mediante el cual se puede firmar digitalmente un documento. Actualmente, las firmas electrónicas son legalmente válidas en muchas situaciones y son una práctica común en la industria. Al usar firmas electrónicas a través de servicios como DocuWare Signature Service u otros, se elimina la necesidad de trámites tediosos y manuales, como enviar copias físicas de documentos para ser firmados.
El uso de firmas digitales reduce significativamente los tiempos de gestión y el riesgo de errores humanos en el proceso. Por ejemplo, un documento gestionado digitalmente no requerirá tiempos de espera mientras se desplaza digitalmente, y tampoco se perderá en el intertanto.
- Acceso remoto a documentos importantes:
Con un ECM, todos los documentos importantes de la empresa se almacenan en una ubicación centralizada y son accesibles desde cualquier lugar por los colaboradores con los permisos adecuados. Esto permite colaborar sobre la marcha y responder rápidamente a las inquietudes de los clientes, lo que mejora la experiencia del cliente (CX) y la fidelización.
Además, en un mercado laboral cada vez más orientado hacia el teletrabajo y opciones híbridas, el acceso remoto a documentos se convierte en una ventaja competitiva para atraer y retener a colaboradores altamente calificados.
- Contratación, solicitudes de empleo e incorporación:
Un ECM facilita los procesos de contratación al permitir el procesamiento digital de solicitudes de empleo y todo el papeleo relacionado con la incorporación. Por ejemplo, mediante la generación de formularios electrónicos se pueden recopilar datos precisos y ofrecer resultados clasificables, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
Del mismo modo, hacer que los nuevos colaboradores completen la documentación de incorporación de forma digital ayuda a que comiencen su nuevo puesto sin la carga de rellenar formularios y teclear la misma información repetidamente. Esto finalmente contribuye a una adaptación más rápida y una mayor motivación.
- Integración con correo electrónico y otras aplicaciones:
Un gestor ECM integral permite almacenar y acceder a todo tipo de datos y archivos en un solo lugar. Las integraciones con programas de correo electrónico y otras aplicaciones facilitan el acceso a la información necesaria, evitando interrupciones y agilizando los procesos. Dentro de las principales aplicaciones que se pueden integrar, destacamos: Outlook, Gmail, Microsoft Office, Salesforce, Teams, Whatsapp, Docusign, etc.
- Integración Flujos de trabajo automatizados:
Mediante flujos de trabajo automatizados podemos eliminar la manualidad de las tareas críticas, aplicando reglas y enviando documentos automáticamente. Esto evita cuellos de botella, asegura que las tareas se realicen en tiempo y forma, y reduce el riesgo de errores.
- Procesos sin papel:
Eliminar el papel tiene innumerables ventajas, desde el ahorro en costos de suministros hasta beneficios en términos medioambientales. Del mismo modo, el acceso remoto a documentos garantiza la eficiencia de tu empresa en una economía cada vez más orientada al trabajo a distancia.
Conclusión
Como hemos evidenciado, la implementación de un ECM puede tener un impacto significativo en tu empresa, al ayudarte a ahorrar tiempo y dinero. Mediante la automatización de procesos y la agilización de flujos de trabajo, podrás optimizar tus operaciones y mejorar la productividad de todo el equipo. A la vez que la eliminación del papel también contribuirá a reducir costos asociados con la impresión, almacenamiento y mantenimiento de documentos.
Además, un ECM ofrece una serie de capacidades de alto nivel que potenciarán tu eficiencia, como la búsqueda avanzada y rápida de documentos, la organización intuitiva de información y la colaboración en tiempo real entre colaboradores, lo que fomentará una mejor toma de decisiones.
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