Hoy en día la competitividad existente en el mercado obliga a las diferentes áreas de las compañías a buscar permanentemente la mejora continua, procurando optimizar sus tiempos de proceso y evitando aumentar sus costos operativos. Esto no es ajeno para las áreas de Logística, las que se ven enfrentadas a una serie de desafíos que van complejizando el escenario.
En esta serie de artículos, exploraremos cómo la tecnología puede ayudar a las áreas logísticas a enfrentar los desafíos presentes en el proceso de distribución, obtención de pruebas de entrega y rendición y cuadratura, permitiendo que tu organización evolucione digitalmente. En el artículo de hoy, descubriremos cómo la digitalización de pruebas de entrega te permitirá optimizar los tiempos de tu proceso, y reducir costos a la vez que mejorar la visibilidad del proceso general 💪
Como la digitalización de las pruebas de entrega permite reducir los tiempos en el área logística 🕚
Ya sea que tu empresa realice su distribución con transportistas internos o externos, sin lugar a duda, el primer gran problema sucede con los tiempos de rendición.
A pesar de la proliferación de las soluciones de distribución, pocas cuentan con la flexibilidad suficiente para poder abordar el problema de una manera flexible y escalable, considerando además que sean simples de implementar para empresas de cualquier tamaño.
¿Tu equipo de logística está aún en el escenario de trabajo con documentos físicos 📃, donde deben esperar a que el transportista vuelva de realizar toda su ruta de distribución para recién poder conocer el estado de las entregas? ¡No te preocupes! Es totalmente factible eliminar esa fricción mediante tecnología moderna y de bajo impacto.
En estos casos, lo primero que se busca es el poder comenzar con la digitalización de las facturas o guías de despacho timbradas, directamente en el punto de origen de una manera sencilla. Esto resuelve inmediatamente los desafíos relacionados con el tiempo de rendición y los documentos que forman parte de la prueba de dicha entrega. Conozcamos cómo podemos hacerlo 💡
Captura digital distribuida, el móvil convertido en una herramienta clave de tu proceso
El avance tecnológico actual permite que las plataformas puedan desplegar un proceso de digitalización de pruebas de entrega en un muy buen nivel a través de los dispositivos móviles. Para ello, cada transportista una vez realizada la entrega, deberá acceder a estas plataformas y realizar la captura de la factura o guía de despacho que cuente con los timbres de confirmación de entrega.
Vale mencionar, este desafío de la fotografía es mucho más complejo de lo que se puede ver a simple vista, puesto que lo que se busca como resultado es obtener una imagen digital del documento desde un punto de vista de negocio. Es por ello que estas plataformas contemplan la aplicación de una serie de algoritmos sobre la imagen, de manera tal de poder realizar de manera automática mejoras, convirtiendo así la foto en un documento de negocios.
Algunas de estas mejoras automáticas contemplan:
- Detección de bordes para eliminación de fondos.
- Detección de sentido de orientación de texto para orientar la imagen de manera vertical.
- Mejoras de brillo y contraste para resaltar los textos.
- Entre otras .
Todo esto permite que finalmente la fotografía original se convierta en un documento de alta legibilidad y calidad, pero con un peso bajo. En la práctica, se puede convertir una imagen de 5 MB en un documento de 200 Kbyte, factor muy importante de cara al coste de almacenamiento de todas las pruebas de entrega digitalizadas.
Este primer paso permite que tu equipo de logística, ahora sin necesidad de tener que esperar el retorno del transportista, pueda obtener rápidamente la información del estado de las entregas. Lo que finalmente los habilita para continuar con las siguientes actividades relacionadas, como la actualización de estados para el equipo de finanzas.
Actualización de estado de entrega en línea, mejoras en la experiencia cliente 🤩
Una vez digitalizada la prueba de entrega, lo importante es obtener de estos documentos la información necesaria para poder realizar tareas de cuadratura y accionar otras actividades. Esto permite que tu proceso de negocio se ejecute a una mayor velocidad y que tus clientes tanto internos como externos se vean beneficiados.
Gracias a las soluciones de captura digital distribuida, hoy en día existen diferentes escenarios para poder obtener información de valor de los documentos, como por ejemplo:
- Extracción de datos base mediante OCR.
- Detección automática de timbres o checks.
- Lectura de códigos de barra.
- Extracción avanzada mediante el uso de componentes de inteligencia artificial.
Gracias a estas soluciones, se puede sumar metadata importante a cada documento digitalizado, y así avanzar en este camino inicial de la digitalización del equipo de logística. Adicionalmente, este primer enfoque permite eliminar los problemas y riesgos que se generan en logística por el uso del papel físico, como: pérdida de documentos, demoras, información ilegible, etc.
Ahora que ya contamos con la imagen digitalizada de la prueba de entrega y sus datos asociados, es posible automatizar otras tareas, tales como:
- Publicación de las pruebas de entrega en un Gestor Documental: Pilar fundamental de este proceso es el contar con un repositorio seguro, generando una única fuente de información, y habilitando también a que sistemas y personas puedan auto atender sus consultas, liberando así el tiempo del equipo de logística.
- Actualización de estados en ERP: El paso siguiente a la recepción de las pruebas de entrega, es el correspondiente cambio de estado en el ERP. Automatizar esta tarea permite reducir considerablemente los tiempos de digitación y sumar eficiencia al proceso.
Digitalización de documentos, automatización y Gestión Documental, los servicios ancla de Valuetech
En Valuetech llevamos +23 años apoyando a empresas a hacer frente a los diferentes desafíos tecnológicos que van enfrentando. Contamos con una amplia experiencia en procesos de captura de documentos, tanto en escenarios de captura distribuida como centralizada. Es más, actualmente contamos con varias implementaciones activas de este proceso, en empresas del rubro alimentos, industrial y distribución, entre otras.
Gracias a nuestros reconocidos partner podemos diseñar e implementar soluciones flexibles y potentes para afrontar este tipo de problemáticas:
- Tungsten Capture: solución especializada en procesos de captura centralizada y distribuida.
- Tungsten Total Agility: Potente suite de automatización inteligente de procesos, basado en un enfoque low code especialista en procesos intensivos en documentos, la que incorpora potentes componentes de inteligencia artificial para mejorar su rendimiento en varias de sus tareas.
- DocuWare: Gestor Documental con funcionalidades avanzadas para optimizar los procesos de negocio basados en documentos.
- UiPath: Plataforma líder mundial en robotización de procesos.
¿Quieres empezar con la digitalización de las pruebas de entrega en tu empresa? 💻
En el mercado actual y con la alta competitividad existente, automatizar los procesos se ha convertido en una necesidad. En Valuetech, estamos comprometidos con ayudar a las empresas a superar sus desafíos mediante soluciones tecnológicas de vanguardia.
Si te gustaría saber cómo nuestras tecnologías pueden ayudarte a optimizar las tareas del área Logística, te invitamos a contactarnos a hola@valuetech, ¡estamos para apoyarte! 💪
