El desafío de la eficiencia y seguridad en la era digital
Si bien estamos en una era digital first donde las empresas generan cada vez una mayor cantidad de archivos digitales (PDF, audio, video, Word, etc.), son aún muchísimos los procesos que dependen para su ejecución de documentos físicos. Esto aplica para empresas de todo tamaño e industria. Ahora la pregunta es, ¿cómo pueden estas asegurar la eficiencia de sus procesos y el resguardo de la seguridad de sus datos?
Este es un desafío muy grande para las organizaciones modernas que deben entregar una excelente experiencia a sus clientes. A esto se suma el desafío constante de ser eficientes en sus procesos, cumplir con las exigencias normativas de sus reguladores, y resguardar la información y datos personales de clientes y colaboradores.
La gran mayoría de las empresas se ven con la misión de administrar, custodiar y proteger estos grandes volúmenes de documento. Lo que típicamente hacen en silos o mediante múltiples plataformas.
Digitalización de documentos y gestión documental cada día más necesarios
La digitalización de documentos consiste en convertir masivamente, a través de scanners de alto rendimiento y software apropiado, documentos en papel a un formato digital. Esto puede comprender stock históricos de archivos de recursos humanos, contratos, documentos legales, facturas, etc. Como resultado, se obtiene una mejora en el acceso, el intercambio entre usuarios y la preservación de estos.
Por su parte, un software de gestión documental empresarial ayuda a las empresas a centralizar y organizar sus documentos, lo que permite un acceso más fácil y eficiente a la información relevante. La gestión documental reduce el tiempo y los costos asociados con la búsqueda y el manejo de documentos físicos, y permite la colaboración en tiempo real de los colaboradores, facilitando la automatización y consistencia de los procesos. Esto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también ayuda a las empresas a tomar decisiones más informadas y eficientes.
Además, la gestión documental garantiza la seguridad de la información y la protección de los datos personales. Esto último cobra mucha relevancia si tomamos en consideración que los documentos muchas veces contienen información importante y sensible.
¿Cómo abordar este desafío?
En la práctica, todas las empresas se ven enfrentadas a desafíos comunes, como: el resguardo de documentos; asegurar la eficiencia en el manejo de la información; entregar una buena experiencia de clientes; asegurar el cumplimiento normativo; y cumplir con las normas de integridad y seguridad de la información.
El mundo se digitaliza a toda velocidad y es fundamental que ese proceso de transformación vaya acompañado de un adecuado manejo, cuidado y protección de activos sensibles, tal como son los documentos. Lo bueno es que, tal como vimos anteriormente, hay más de una opción con la que las empresas pueden potenciar su eficiencia y seguridad en la era digital.
¿Te interesa avanzar en este tipo de iniciativas? En Valuetech podemos ayudarte, solo debes contactarnos a [email protected] y te asesoraremos. ¡No pierdas la oportunidad!
