Las funciones administrativas de RRHH requieren mucho trabajo cuando se realizan en papel o dependen de programas que no pueden compartir datos con otros sistemas. La Gestión Documental permite agilizar funciones de RRHH que van desde la contratación, la incorporación hasta las revisiones del rendimiento. Esto explica por qué esta herramienta es cada vez más necesaria dentro del área.
A medida que tu empresa responde a los desafíos actuales, el cambio a flujos de trabajo digitales te permitirá afrontar los nuevos retos. Con la Gestión Documental, tu equipo de RR.HH. tendrá más tiempo para centrarse en asuntos de vital importancia.
Te invitamos a leer: Maximizando la eficiencia de los procesos y la seguridad de la información en la era digital
Es imprescindible que el flujo de trabajo sea expedito y ágil, así cada uno de los integrantes de la organización logrará desempeñar sus funciones correctamente.
¿Cuáles son las tareas de RRHH en que la Gestión Documental tiene un alto impacto?
A continuación te contaremos algunas de las principales tareas de RRHH en que la Gestión Documental tiene un impacto significativo.
1.- Trabajo en cualquier lugar
Un Gestor Documental como Docuware asegura los archivos de los colaboradores en una carpeta cifrada y los protege mediante accesos controlados. Quienes trabajan en la oficina o en modalidad teletrabajo pueden acceder fácilmente a la información de forma segura. Esta optimización se traduce en menores tiempos de respuesta.
Tus colaboradores también pueden comprobar el estado de las tareas desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
2. Gestión de expedientes de equipos
Una solución de gestión documental puede adaptarse a la realidad de cada empresa. Personaliza tus propios flujos de trabajo e intégrate con los software que ya utilizas.
Por ejemplo, si RRHH publica una información, el Gestor Documental facilita la distribución y proporciona la auditoría que confirma su recepción. Además, los formularios electrónicos cuentan con firma digital para tus colaboradores, lo que hace que estas sean más rápidas y sencillas.
3.- Reclutamiento
En el escenario actual, contratar profesionales adecuados es más difícil que nunca. Además de las propias condiciones del cargo, a los postulantes les preocupa la cultura de la empresa, el trabajo con sentido y las oportunidades de desarrollo profesional y personal.
Ahora que la mayoría de las postulaciones se realizan a través de Internet, es importante dar respuestas rápidas si se quiere contratar a los mejores. Un software de Gestión Documental puede enviar la información de los postulantes al reclutador para su revisión inicial. Además, de ayudarle con la comunicación a lo largo del proceso.
4.- ¡Bienvenida al equipo!
Una vez se cuente con el o los candidatos seleccionados, estos pueden enviarse rápidamente al responsable de contratación. Al hacer esto de manera electrónica, se garantiza que todas las personas involucradas estén al tanto y tengan acceso a la información. El proceso automatizado es coherente, repetible y crea una auditoría de todas las actividades relacionadas con el contrato.
Después de la contratación, deben realizarse los esfuerzos necesarios para asegurar que el ingreso y adaptación del profesional a la empresa sean óptimos. Por ejemplo, si no se prepara un onboarding efectivo, el colaborador pudiese sentir que la empresa no le ha preparado para comenzar a trabajar con confianza o que no se ajusta a sus expectativas. Los tres primeros meses de un nuevo integrante suelen determinar la rapidez con la que realizará su trabajo.
La automatización en el proceso de incorporación garantiza que los nuevos colaboradores se sientan capacitados y puedan ser más productivos. Para asegurar el éxito de este proceso, puede crearse una lista de acciones para la incorporación que incluya: acuerdos de confidencialidad, manuales de conducta, protocolos de seguridad laboral, etc.
5. Gestión del rendimiento del colaborador
Con la automatización, tu equipo de trabajo puede utilizar formularios en línea para personalizar plantillas de evaluación de rendimiento. Además, pueden establecer fechas de revisión, recordatorios, y almacenar fácilmente toda la información en el expediente del profesional.
Las revisiones de contratos, aumentos de sueldo y bonificaciones basadas en el rendimiento se distribuyen en flujos de trabajo que benefician a tu empresa y colaboradores. Por otro lado, puedes disponer de un historial coherente de documentos que detallan el rendimiento laboral en caso de ajustar algún puesto de trabajo.
