Casos de uso

Gestión de Documentos Legales

Agiliza cada una de las etapas de la gestión de tus documentos legales, automatizando los flujos de trabajo y sus aprobaciones. Además, podrás integrar soluciones de firma electrónica, almacenar tus documentos de forma fácil y segura, controlar versiones y restringir el acceso de usuarios.

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Gestión de Documentos Legales

La documentación legal es un elemento de suma relevancia para la operación de cualquier empresa, por lo que manejarla de manera eficiente y segura es vital para el negocio. 

La optimización de procesos en el Área Legal es sumamente relevante y atingente. Según el estudio State of Contract Management elaborado por Docusign, un 33% de los colaboradores afirma que un contrato tipo ocupa por lo general más de 30 horas de trabajo, producto del tratamiento de versiones y modificaciones. Es más, un 52% establece que se gestionan alrededor de 3 o 4 versiones de los contratos antes de darlos por finalizados.

Entre las tareas que más ocupan tiempo en la gestión de contratos, se destacan: aprobaciones, discusión de las cláusulas, flujos de trabajo, y el control de versiones. Todas las cuales son optimizables mediante el uso de una solución de gestión documental.

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¿Cómo agilizar la gestión de documentos legales?

Con nuestra solución de gestión documental, Docuware, podrás tener una visión global y automatizada de tus documentos legales (por ejemplo, contratos) y su tratamiento dentro de la organización.

¿Cómo se consigue? Mediante la digitalización del proceso en cada una de las etapas de la gestión de un documento, y automatizando los flujos de trabajo y sus aprobaciones.

Además, podrás integrar soluciones de firma electrónica, asegurar que los documentos están almacenados de forma fácil y segura, y controlar el acceso para los usuarios, ya sea a través de un navegador web o dispositivos móviles.

Con esta solución, podrás disfrutar de los siguientes beneficios:

Monitoreo de aplicaciones

Repositorio único y centralizado

Todos los documentos legales y sus elementos asociados estarán archivados de forma segura en un repositorio digital único, con acceso de usuarios regulado mediante permisos y con control de versiones.

Compliance

Cumplimiento de plazos y vencimientos

Con esta solución podrás asegurar el cumplimiento de plazos, fechas de caducidad y renovaciones. Automatiza flujos de trabajo que agilicen estas tareas y mantén a tu equipo informado en todo momento.

Resolución rápida de problemas

Extracción inteligente de datos

Olvídate de largas horas revisando documentos, mediante intelligent indexing el propio sistema analizará tu documentación y extraerá información vital, como: fechas, las partes, números de identificación, etc.

Visibilidad del ciclo de vida del documento

Podrás verificar en todo momento en qué etapa de su ciclo está el documento. Quiénes lo han recibido, quiénes lo han revisado y quiénes lo han firmado. Identifica cuellos de botella y potencia la eficiencia del área.

Mejor capacidad de respuesta a clientes

Mejora la rapidez y calidad de respuesta a clientes externos e internos. Accede rápidamente y desde cualquier lugar al documento que necesitas, y olvídate de perder tiempo buscando entre información dispersa.

Monitoreo Web

Documentos seguros y protegidos

Solución con altos estándares de seguridad que resguarda tanto la integridad de los documentos como quienes pueden acceder a ellos. Esto en línea con las normativas de protección de información y datos personales.

Caso práctico

Gestión de un contrato

Para ilustrar de mejor manera el uso de esta solución, vamos a explicar cómo sería el desarrollo de un proceso completo de elaboración y firma de un contrato:

La solicitud de un contrato, anexo o modificación puede tener distintos orígenes, siendo el más utilizado el correo electrónico. Podrás integrar tu repositorio con tu correo electrónico e incorporar el documento de manera sencilla y ágil, monitorear recursos de red, e inclusive, disponibilizar un formulario electrónico para la generación de solicitudes.

Una vez archivado el contrato, es posible generar reglas de negocio para automatizar las asignaciones y tiempos de proceso. Un usuario, basado en sus permisos y perfil podrá recibir notificaciones por correo electrónico, hacer anotaciones al documento, generar nuevas versiones, reasignar una tarea, adjuntar documentos de respaldo y realizar electrónicamente una firma simple mediante la incorporación de un sello.

A la hora de archivar, podemos definir de forma personalizada los campos por los que queremos que se facilite la búsqueda. Por ejemplo, podemos buscar por:

  1. Un dato o combinación de ellos.
  2. Un texto en el contenido del documento, aun cuando este dato no sea parte de los campos definidos originalmente. Esta función de búsqueda por contenido aplica para documentos de la familia Office y formatos PDF, ya sean nativamente electrónicos o digitalizados.
  3. Búsqueda por carpetas, pudiendo integrar con el árbol del explorador de archivos en Windows.

Esta última opción, facilita la gestión del cambio en los usuarios, permitiéndoles seguir trabajando con una interfaz conocida.

Puedes elaborar listas personalizables que notifiquen cuando los contratos están próximos a vencer. Una vez el documento cambie de estado o esté próximo su vencimiento, se incorpora automáticamente a una lista de aviso. De esta manera, es posible comprobar a simple vista qué contratos vencen en qué plazos.

Por su parte, la aprobación y firma de contratos puede automatizarse gracias al desarrollo de flujos de trabajo personalizados. De esta forma, el usuario que deba firmar el contrato será notificado mediante un aviso por correo cada vez que tenga un documento pendiente de validar. Además, podrás integrar soluciones de firma digital para que firmen tanto miembros de la organización como usuarios externos, como clientes o proveedores.

Una de las tareas que más consume tiempo en la gestión de contratos es el control de versiones. Para este caso, el gestor documental se integra naturalmente con la suite de Office para la edición y control de cambios de un documento. 

Con esta funcionalidad activa, es posible ver las distintas versiones de un documento, saber quién y cuándo ha hecho las modificaciones, y bloquear un documento cuando esté siendo editado por un usuario para así no generar duplicidad.

Hoy más que nunca la movilidad es esencial para nuestro trabajo. No siempre estamos en la oficina y no queremos depender de la presencialidad para dar continuidad a nuestras tareas.

Con nuestro gestor documental en su versión cloud, podrás tener acceso a tus documentos desde cualquier lugar. Este además cuenta con una versión móvil a través de dispositivos IOS y Android, por lo que incluso podrás tener acceso a tus documentos mientras te desplazas.

Casos de éxito

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