IA en Procesos Financieros: El poder de DocuWare en la Automatización de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar

• El día de hoy no intentaremos convencerte sobre los beneficios de la IA, de seguro ya te lo han repetido bastante en muchos otros blogs.  Lo que sí haremos será explicarte de manera práctica cómo puedes incorporar la IA en procesos financieros, específicamente en los procesos de Cuentas por Pagar y cuentas por Cobrar.  

Al final del artículo te explicaremos también como puedes cubrir todos los puntos de fricción con una solución de Gestión Documental Inteligente como DocuWare, la que incorpora justamente los componentes de IA para su proceso de extracción inteligente de datos (IDP).  

Desglosando los procesos de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar 🔬 

Antes de lanzarnos a explicar cómo puede aplicarse la IA en procesos financieros, comenzaremos con un repaso de las principales tareas llevadas a cabo en cada uno de estos procesos. 

Empecemos con el proceso de Cuentas por Pagar desde el punto de recepción de las facturas. 

📌Cuentas por Pagar (CxP) 

• Recepción y validación de facturas: 

• • Recepción de facturas nacionales de manera automatizada, o vía correo. 

• • Recepción de facturas extranjeras vía correo electrónico o físicas. 

• • Validación de la emisión en los datos fiscales. 

• • Registrar el documento en el sistema contable o ERP. 

• Flujo de aprobación del pago: 

• • Validación de facturas relacionadas directamente con la orden de compra. 

• • Verificación de autorizaciones internas. 

• Gestión de pagos a proveedores: 

• • Emisión de pagos al proveedor. 

• • Registro del pago en el sistema contable. 

• Control de vencimientos y conciliaciones: 

• • Seguimiento de fechas de vencimiento para evitar retrasos de pagos. 

Exploremos ahora el proceso de Cuentas por Cobrar, considerándolo desde el momento en que se emiten las facturas de venta. 

📌Cuentas por Cobrar (CxC): 

• Emisión de Facturas: 

• • Generación de facturas 

• • Envío de facturas a cliente (Correo, portal, vía SII, etc.) 

• Registro y seguimiento de pagos: 

• • Control de vencimientos y fechas de cobro.

• • Registro de pagos recibidos.  

• Gestión de cobros de morosidad: 

• • Seguimiento de clientes con facturas vencidas, 

• • Envío de recordatorios de pago y notificaciones. 

Principales problemas en los procesos de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar 🤕 

Ahora que hemos detallado en parte los procesos, revisemos cuales son los problemas más típicos a los que se enfrentan los equipos de finanzas en estos procesos. Uno de los puntos más relevantes cuando se revisan los procesos susceptibles a mejorar u optimizar, es realizar una revisión con el equipo para entender los puntos que generan mayor fricción. Esto te permite identificar los puntos en los que de aplicar mejoras tendrías una mayor probabilidad de éxito. 

Problemas en el proceso de Cuentas por Pagar: 

⚠️ Recepción y Validación de facturas 

• • Diversidad de canales de recepción: Dependiendo de tu negocio esto podría o no ser un problema, si tu mercado es solo nacional entonces la recepción está mas normada, dado que trabajas con facturas electrónicas que puedes centralizar en un facturador.  Sin embargo cuando tienes más puntos de origen, por ejemplo de mercados internacionales, esto se puede ocasionar en un problema, complejizándose entonces el control de los documentos. 

• • Errores en datos fiscales: En ocasiones el proveedor puede cometer un error asociado a tus datos, lo que de no subsanarse te puede ocasionar inconvenientes en tus procesos posteriores, es por ello por lo que la validación de los datos fiscales reviste tanta importancia, esto a su vez suele involucrar tareas manuales en la revisión de la información. 

• • Facturas extranjeras y su propio idioma: Si recibes facturas extranjeras el proceso se complejiza, pues además tendrás la variable del idioma y los formatos que se utilizan en cada país, ralentizando aún más el proceso. 

• • Carga manual de datos y documentos en ERP: Otro punto que demanda mucho tiempo en los equipos de finanzas es el registro de información en sus sistemas de ERP, ocasionándote un consumo de tiempo en el proceso de registro y en las eventuales correcciones a realizar producto de los errores de digitación. 

⚠️Flujos de aprobación del pago: 

• • Falta de integración con ordenes de compra: Una tarea necesaria es poder contrastar y cuadrar el documento recibido con la orden compra asociado, lo que requiere horas de tu equipo. 

• • Gestión del flujo de aprobación: Cuando llevas el flujo de aprobación soportado en correos electrónicos esto se vuelve realmente engorroso. 

⚠️Gestión de pagos a proveedores: 

• • Pagos duplicados o incorrectos y Dificultad en el seguimiento de pagos: La falta de un control y visibilidad puede repercutir en errores que se traduzcan en una perdida financiera por errores de pagos. 

⚠️Control de vencimientos y conciliaciones: 

• • Cuando los equipos no pueden gestionar su proceso esto le impacta a la compañía, generándose pagos adicionales por intereses en mora, afectando la relación cliente – proveedor. 

Problemas en el proceso de Cuentas por Cobrar: 

⚠️Emisión de facturas: 

• • Con procesos demasiado manuales puedes generar retrasos en la emisión de facturas, lo que impacta directamente en la cobranza 

• • Cuando las facturas no son enviadas a tiempo la caja y todo el flujo esperado se resiente fuertemente. 

⚠️Registros y Seguimientos de pagos: 

• • El no poder llevar un proceso transparente y controlado desgasta a tú equipo y provoca que finalmente los clientes no paguen a tiempo. 

• • En ocasiones un cliente puede realizar pagos parciales, los que pueden quedar sin asignar al documento respectivo.

⚠️Gestión de cobros de morosidad: 

• • La visibilidad, factor ya comentado antes, genera riesgo de cara a los impagos, los que se pueden ver seriamente incrementados. 

• • Sin visibilidad tampoco es posible realizar acciones preventivas como son los correos de aviso de pago y todas las tareas del equipo de cobranza. 

Cumplimiento de plazos normativos 📅

• Las normativas financieras exigen que los pagos a proveedores y la cobranza de facturas se realicen dentro de ciertos plazos establecidos. No cumplir con estos tiempos puede generar multas, intereses moratorios e incluso afectar la reputación de la empresa ante entidades reguladoras y socios comerciales. La falta de visibilidad en los vencimientos y la ausencia de automatización en los flujos de aprobación pueden retrasar los procesos y poner en riesgo el cumplimiento normativo.

Automatización financiera con IA: Resolviendo los problemas de los procesos de CxC y CxP 🤖 

Existen diferentes ámbitos en los que puede aplicarse la IA en procesos financieros, sin embargo la IA no te resolverá todos los problemas, ni tampoco el mismo tipo de solución de IA tendrá un resultado excelente en todo. Es por ello que aquí aclararemos esa confusión para que puedas entender como la IA te beneficia directamente en estos procesos. 

📌Procesamiento inteligente de documentos (IDP) 

El procesamiento inteligente de documentos es parte de la Gestión Documental Inteligente, y sus componentes son principalmente elementos de IA que permiten optimizar el trabajo con documentos. Revisemos el caso a caso. 

• • ✅CxC y CxP Facturas – Extracción de datos: Ya sean documentos nacionales o extranjeros, el convertir la imagen o PDF en datos es un desafío más que relevante. En este apartado la inteligencia artificial con algoritmos especializados de machine learning, y otros algoritmos híbridos te permiten enfrentar desafíos tales como: 

• • • ✅Mejoramiento de calidad de imagen de documentos escaneados para optimizar la extracción de datos: Existe un grupo de algoritmos híbridos (que mezclan algoritmos de IA y tradicionales) específicos para poder mejorar las imágenes.
      • ¿Por qué es esto relevante? 
        • Imagina si son fotos de un móvil, querrás girarlas, recortar los bordes. 
        • Si son documentos escaneadas o fotos necesitarás además quitar manchas, y aplicar mejoras para optimizar la extracción de datos. 

• • ✅Extracción de datos: Olvídate del tradicional OCR, los desafíos de hoy en día son mucho mayores para que los pueda resolver un OCR por sí solo. 

• • • La IA hoy en día puede reconocer las entidades de un documento: Emisor, receptor, conceptos de montos relevantes. 

• • • Obtener la información de las tablas existentes: Las listas de productos involucrados. 

• • • Detección de firmas y timbres: Si necesitas validar firmas y timbres es totalmente posible gracias a estos algoritmos.

Automatización y Monitoreo para el Cumplimiento Normativo 📅

Para garantizar el cumplimiento de los plazos normativos, una plataforma de Gestión Documental Inteligente como DocuWare permite automatizar el seguimiento de los plazos establecidos para pagos y cobros, asegurando que cada transacción se realice dentro de los tiempos estipulados.

La IA puede ayudar en la identificación de fechas de vencimiento y generar alertas automáticas para los equipos financieros, lo que les permite anticiparse y evitar retrasos. Además, la integración con sistemas de ERP y herramientas de comunicación como correo electrónico, SMS o plataformas de mensajería, permite enviar notificaciones automáticas tanto a los proveedores como a los clientes, recordando los plazos y evitando la pérdida de visibilidad en las transacciones.

Ampliemos la solución incorporando LLM 

Los LLM, que son modelos de lenguaje grande como el tradicional ChatGPT, nos permite resolver problemas en donde el texto en si y su compresión son el principal desafío. 

• • ✅CxC – Facturas Extranjeras: Una solución de IA con LLM te permiten el poder de una factura extranjera realizar una traducción automática a todo su texto, y también puede determinar automáticamente el reconocimiento de las entidades como el Emisor y Receptor. 

Algoritmos de Machine Learning – Predicciones 

Los algoritmos de Machine Learning te permiten analizar grandes volúmenes de datos para detectar patrones o tendencias multivariables, muy difíciles de realizar e incorporar si lo quisieras por ejemplo hacer en un Excel. 

• • ✅CxC – Cobranza inteligente y predicción de impagos: 

• • • La gestión manual de cobranza consume tiempo y es totalmente reactiva, sin esta anticiparse al comportamiento de los clientes para detectar morosidades, hasta que se producen. 

• • • ¿Cómo la IA lo resuelve? 

• • • • Mediante el uso del histórico de clientes es posible determinar causas que aumentan la probabilidad de impagos. 

• • • • Basado en el comportamiento de pagos y su respuesta ante los diferentes tipos de avisos, se puede determinar la solución más efectiva para cada cliente para alertar ya sea vía email, SMS o WhatsApp. 

¿Quieres tener un control total sobre estos procesos?

Como hemos planteado anteriormente estos procesos presentan una serie importante de desafíos. Pero no todos estos se pueden resolver con IA. 

La IA es una herramienta potente, pero para obtener resultados realmente efectivos y alineados con las expectativas, lo importante es determinar donde aplicar IA de manera efectiva. Esto te permitirá también asegurar de mejor manera el retorno de la inversión. 

Entonces la inteligencia artificial te resolvió parte del problema, pero como hemos podido observar, existen otros problemas adicionales e igual de importantes en ambos procesos: como la visibilidad, coordinación y gestión.

¿Te interesa abordar la IA en procesos financieros?

La plataforma de Gestión Documental de DocuWare te permite justamente hacerte cargo en un 100% del problema, tanto de los problemas generales de Visibilidad, coordinación y gestión, como también de la incorporación de los elementos de IA que permitan acelerar aún más tu proceso de automatización en Finanzas. Además la plataforma de Gestión Documental de DocuWare puede integrarse a tu actual ecosistema, permitiendo así un aterrizaje suave para las preocupaciones de TI. 

Sumado a la anterior, esta plataforma permite acercar a tu empresa al cumplimiento normativo en lo relativo a temas de seguridad y protección de datos personales, dado que cuenta con un sistema de perfilamiento de acceso detallado, procurando además encriptar los documentos tanto en reposo como en tránsito. 

¿Quieres explorar cómo puedes implementar la IA en procesos financieros? En Valuetech contamos con +23 años apoyando a nuestros clientes a superar sus principales desafíos en el mundo digital. Te invitamos a que conversemos, solo debes escribirnos a [email protected], ¡te esperamos! 😄