A menudo escuchamos sobre la digitalización como una iniciativa importante para las organizaciones de hoy, y si bien, existe un acuerdo generalizado sobre su importancia, hay menos claridad sobre lo que significa la digitalización. Por lo tanto, proponemos aclarar la terminología como punto de partida.
La digitalización puede describirse como la conversión de un proceso comercial que se realiza en forma manual parcial o totalmente, a uno completamente digital. Por ejemplo, llevar un proceso o flujo de trabajo a una operación totalmente automatizada.
Por lo tanto, es claro que la digitalización va más allá de solo convertir contenido analógico, como un documento en papel p una foto impresa a un formato digital. De hecho, la transformación digital, lleva la digitalización al siguiente nivel al integrar los procesos digitales en cada aspecto del negocio para administrar mejor el cambio y servir mejor a los clientes.
Por supuesto que todos estos componentes del viaje digital están interrelacionados. Y el camino hacia la transformación digital debe personalizarse para cada empresa que decide emprenderlo.
A continuación, describimos las mejores prácticas, independientemente de dónde te encuentres en tu viaje de transformación digital.
Comienza con proyectos fáciles
La digitalización puede proporcionar muchas ganancias rápidas en términos de ahorro de costos y tiempo, e incluso, mejoras en la moral mientras la organización formula una estrategia de transformación digital integral. Por ejemplo, la simple implementación de un sistema de firma de documentos digitales o la adopción de herramientas basadas en la nube para la gestión de documentos digitales, pueden generar una alta eficiencia para los usuarios.
De hecho, durante la pandemia, los sistemas de firmas de documentos digitales permitieron mantener el impulso en nuevos negocios cuando no se podían revisar contratos y otros documentos en persona. Después de que las vacunas estuvieron disponibles, se reanudaron las visitas presenciales a clientes, pero muchos clientes ya prefieren firmar documentos digitalmente.
Elimina pasos manuales en procesos repetitivos
Más allá de estos ejemplos simples y bastante transversales, hay que tener presente que los mejores lugares para buscar oportunidades de digitalización son donde haya procesos rutinarios o repetitivos.
Un ejemplo puede ser la coautoría de un documento digital entre varias personas. Al existir un proceso digital gestionado en la nube se elimina la tediosa tarea de reconciliar varias versiones de un archivo o convertir manualmente la información digital de un formato inicial a su formato final requerido. Los beneficios no solo incluyen la eliminación de reconciliaciones propensas a errores y conversiones de formato, sino que también incluyen la transparencia, la inmediatez, la interacción dinámica y el ahorro de tiempo de colaborar en tiempo real en lugar de esperar ediciones secuenciales.
La digitalización puede extenderse más allá de la gestión de documentos a áreas como el desarrollo de aplicaciones. En lugar de esbozar ideas o documentar requisitos en un formato que luego se codificará en otra plataforma, es posible con herramientas de código bajo y sin código, trabajar en el mismo archivo que finalmente se convertirá en la aplicación misma.
Con ello, se consigue una comunicación más sencilla para definir los requisitos de la aplicación y el diseño de la interfaz, hasta convertir esas ideas en código y la aplicación ejecutable. Así es mucho más fácil colaborar entre las partes interesadas del negocio, quienes pueden usar varias herramientas para comunicar sus requisitos y luego el equipo técnico las transforme en acción.
La verdad es que no es difícil decidir qué procesos comerciales son buenos candidatos para la digitalización. Cuanto más trabajo manual repetitivo impliquen, y cuanto más tiempo requieran de trabajo manual, más contribuyen a la pérdida de recursos, a la frustración, el aburrimiento y las imprecisiones.
Claramente en esos casos es más probable que esos procesos comerciales sean excelentes candidato para la digitalización.
¿Cómo vendes y socializas los proyectos de digitalización?
Estas ideas son geniales, pero también necesitan ganar tracción y apoyo para realizarse. Es importante tener una cultura en la empresa en la que las ideas se puedan comunicar a medida que surjan. Lo ideal es que las ideas sean bienvenidas en cualquier momento, en lugar de guardarlas para reuniones y revisiones formales.
Si bien una cultura de apoyo a las ideas es importante, es igualmente importante refinar y comunicar la idea y sus beneficios en una forma ejecutiva. En otras palabras, es recomendable tener un documento simple para socializar con una audiencia amplia más, allá de un gerente particular.
Bajo esta cultura, la alta gerencia debiera estar obligada a ser receptiva a una buena idea que pueda mejorar un proceso y brindar beneficios tales como ahorro de tiempo y costos.
La digitalización implica iteración
Como con la mayoría de las iniciativas digitales, la versión uno es un logro considerable, pero es solo el comienzo. También es importante reunirse con clientes y colegas internos y externos para escuchar sus opiniones sobre cómo va un proyecto de digitalización. Por lo general, siempre hay margen de mejora, y la tecnología digital facilita la modificación de un proceso.
Si esto se realiza regularmente se pueden esperar mejoras en los resultados del proyecto y una mayor satisfacción de los usuarios y clientes.
Al final todo se trata del conocimiento a partir de los datos
Finalmente, todo se trata de que los datos se transformen rápidamente en información y conocimientos.
Más allá de digitalizar y mejorar los procesos comerciales, deberías aprovechar los conocimientos y análisis que ofrece la digitalización. Por ejemplo, la inteligencia artificial puede aprovechar los datos y ayudarte a tomar mejores y más rápidas decisiones. Además de eliminar el trabajo manual en un proceso, podrás obtener información rápidamente y actuar en consecuencia.
En definitiva, con la digitalización se puede mejorar un proceso hasta entregar un cierto producto más rápido, a la vez que se generan conocimientos valiosos para toda la organización. Sin embargo, es importante buscar siempre formas de mejorar la experiencia y el valor de la digitalización para clientes internos y externos.
¿Te interesa digitalizar un proceso dentro de tu organización? Podemos ayudarte con eso.
Solo debes contactarnos a [email protected] para conversar sobre el proyecto que tienes en mente. ¡Te esperamos!
