En el mundo empresarial, la gestión de documentos de nuestros clientes, como contratos, formularios de incorporación, entre otros, puede generar un gran desafío. Desde garantizar la trazabilidad de los documentos hasta cumplir con normativas legales y proteger los datos personales, estos procesos son esenciales, pero suelen estar plagados de ineficiencias y riesgos. ¿El resultado? Retrasos, errores, posibles incumplimientos legales y una experiencia poco satisfactoria tanto para los equipos internos como para los clientes.
Afortunadamente, la tecnología está aquí abordar estos desafíos. Con soluciones de gestión documental y procesamiento inteligente de documentos (IDP), integrados con firma electrónica, las empresas pueden transformar la manera de gestionar los documentos de sus clientes, optimizando cada etapa del proceso.
Los Desafíos de la Gestión de Documentos de Clientes
En nuestra experiencia, algunos de los principales desafíos que hemos identificado son:
- Falta de centralización: Los documentos se almacenan en múltiples ubicaciones, dificultando su trazabilidad y recuperación cuando son necesarios. Este desorden puede llevar a otros errores, como pérdida de la documentación, olvido de fechas clave (como los vencimientos), o inclusive que caigan en manos equivocadas.
- Riesgos legales y normativos: La falta de control de la documentación puede dar lugar a errores contractuales y al incumplimiento de normativas legales, como aquellas relacionadas con la protección de datos personales o regulaciones sectoriales como las de las industrias de seguros, salud, banca, etc.
- Experiencia del cliente: Tiempos prolongados en la incorporación de nuevos clientes genera frustración y afecta la percepción de la empresa. Del mismo modo, el no contar con la información a mano puede dificultar el responder a potenciales consultas o reclamos de los clientes.
- Procesos manuales y lentos: La revisión, aprobación y firma de documentos a menudo dependen de correos electrónicos y archivos físicos, lo que genera retrasos innecesarios. Esto puede representar un gran problema de cara a los clientes.
¿Cómo la Tecnología Resuelve Estos Dolores?
Las soluciones de automatización y digitalización permiten eliminar los puntos de fricción y transformar la gestión de documentos en un proceso eficiente, seguro y normativamente correcto.
- Gestión Documental: mediante un gestor documental, como Docuware, puedes centralizar todos los documentos de tus clientes (carpeta electrónica del cliente) dentro en un repositorio único y seguro, lo que facilita su organización, búsqueda y acceso. Además, permite automatizar los flujos de trabajo de revisión, aprobación y firma. En el ámbito del resguardo y protección de datos personales, este tipo de soluciones permiten encriptar documentos, realizar respaldos automáticos, personalizar permisos de visualización, y realizar la traza de quien ha visualizado los documentos y qué cambios ha realizado.
- Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP): mediante esta tecnología impulsada por IA, podrás extraer automáticamente los datos clave de los documentos de tus clientes e integrarlos con sistemas como el ERP o CRM, eliminando el ingreso manual de información y reduciendo errores.
- Firma Electrónica: Agiliza el proceso de firma, garantizando su validez legal y eliminando la necesidad de documentos físicos.
- Digitalización de Documentos: muchas veces cuando nos sumergimos en este tipo de proyectos, surge la necesidad de transformar a digital una serie de documentos históricos que están en formato físico. Mediante soluciones como scanners de alto rendimiento y tecnologías de captura inteligente, es posible digitalizar estos documentos de manera rápida, sencilla, y clasificándolos según datos clave, como la fecha, nombre del cliente, rut, etc.
Casos prácticos: ¿Cómo aplicar estas tecnologías?
A continuación, destacamos algunas de las aplicaciones que puedes darle a estas tecnologías dentro de tus procesos:
1. Incorporación de nuevos clientes
El proceso de onboarding puede ser uno de los puntos más críticos en la relación con nuevos clientes. Mediante las tecnologías antes mencionadas, los documentos de incorporación son digitalizados y procesados automáticamente, pudiendo generar documentos en minutos y enviándolos a los responsables para firma electrónica. Esto reduce drásticamente los tiempos y garantiza una experiencia fluida para el cliente.
Por ejemplo, una empresa de seguros puede automatizar el ingreso de nuevos clientes integrando su plataforma de gestión documental con su CRM. Cuando un ejecutivo registra un nuevo cliente en el CRM, el sistema genera automáticamente los documentos de incorporación con los datos correspondientes y los envía al cliente para su firma electrónica. Una vez firmados, los documentos se almacenan de forma centralizada en el gestor documental y los datos clave (como el tipo de póliza o fecha de activación) se sincronizan con el CRM, asegurando que el equipo comercial tenga acceso inmediato a la información. Esto no solo agiliza la incorporación de clientes, sino que también mejora la trazabilidad y reduce errores manuales.
2. Gestión eficiente de documentos de clientes
Gestionar documentos de clientes de manera eficiente es esencial para mantener procesos ágiles y minimizar riesgos. Al centralizar la información digitalmente, las empresas pueden no solo optimizar la organización y consulta de los documentos, sino también hacer seguimiento de hitos clave, como vencimientos o renovaciones. La automatización permite que los equipos reciban alertas oportunas sobre fechas críticas y asegura que los documentos estén siempre actualizados y disponibles cuando se necesiten, eliminando los errores derivados de la gestión manual.
Por ejemplo, una aseguradora puede integrar un sistema de gestión documental con su CRM para administrar pólizas, solicitudes de reclamaciones y contratos de sus clientes. Además de facilitar el acceso y la actualización automática de la información, el sistema puede hacer un seguimiento de hitos clave como vencimientos de pólizas o renovaciones anuales. Cuando se acerca la fecha de vencimiento de una póliza, el sistema genera recordatorios tanto para el cliente como para el equipo de atención, asegurando que los documentos sean renovados a tiempo y que el cliente reciba la atención que necesita sin interrupciones en la cobertura.
3. Cumplimiento normativo y auditorias
El cumplimiento de normativas legales es un desafío creciente, especialmente en industrias reguladas como la banca, los seguros y la salud. Mediante las tecnologías ya mencionadas, cada documento tiene un historial completo y centralizado que incluye los responsables de cada acción y registros de los cambios realizados. Además, se pueden configurar reglas específicas para el resguardo de documentos que por normativa deben ser almacenados durante un periodo determinado, garantizando su disponibilidad en todo momento para auditorías o inspecciones regulatorias. Para mayor resguardo, estas soluciones son fácilmente integrables con otros sistemas, como softwares de monitoreo de datos y detección de fraudes.
Por ejemplo, un banco podría integrar un sistema de gestión documental para administrar los contratos de crédito y otros documentos financieros de los clientes, asegurando que estos sean almacenados de forma segura y que se respeten las normativas de retención de documentos que exige la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF) y otras regulaciones locales. En caso de una auditoría, el banco puede generar automáticamente un informe detallado de los documentos relevantes, con un historial completo de los cambios realizados, las fechas de modificación y los responsables de cada acción. Además, mediante la integración con sistemas de monitoreo y detección de fraudes, el banco puede detectar irregularidades en los documentos y garantizar que se cumpla con las regulaciones de seguridad y protección de datos, minimizando así el riesgo de sanciones y asegurando la transparencia en todos sus procesos.
¿Qué beneficios podrías recibir con estas tecnologías?
Adoptar estas tecnologías tiene un impacto directo en los resultados:
- Reducción de tiempos: Empresas que han implementado estas soluciones han reducido hasta un 60% los tiempos de aprobación y firma de contratos.
- Mayor productividad: Los equipos pueden enfocarse en tareas estratégicas al eliminar el trabajo manual y repetitivo.
- Cumplimiento normativo: Los procesos digitales garantizan la conformidad con normativas legales y evitan sanciones por incumplimientos.
- Mejor experiencia del cliente: Procesos más ágiles y fluidos mejoran la percepción del cliente, generando confianza y lealtad.
¿Qué estás esperando para dar el siguiente paso?
En Valuetech llevamos +23 años ayudando a empresas a afrontar sus desafíos en el viaje de la transformación digital. Desde la digitalización de documentos físicos hasta la automatización de flujos complejos, estamos aquí para ayudarte a llevar tu gestión documental al siguiente nivel.
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