En tiempos de crisis, es más importante que nunca comprender a cabalidad los procesos de negocios para su funcionamiento efectivo y eficiente. En estos hay un gran valor que podemos aprovechar si queremos mejorar nuestra competitividad y eficiencia.
Es ahí cuando vale la pena dar una mirada al uso de tecnologías innovadoras, como la minería de procesos. Esta última proporciona información clave sobre el valor que aportan los procesos, además de revelar dónde las organizaciones establecen prioridades, dónde se ven desafíos y cuáles son los beneficios.
En muchas empresas, los procesos no se ejecutan como se pretendía originalmente. Tomemos un ejemplo de la vida diaria. Cuando caminas por un parque, puedes usar las aceras o senderos que encuentras a tu paso. Sin embargo, de vez en cuando a la gente le gusta usar un sendero en lugar del camino designado oficialmente, ya sea para tomar un atajo o porque es más agradable caminar sobre la hierba blanda que sobre el asfalto.
Es más o menos lo mismo con los procesos corporativos. Los gerentes no siempre son conscientes de que los procesos definidos a menudo no se ejecutan exactamente de acuerdo con lo planificado. Ello ocurre porque muchas veces los empleados encuentran los procesos predefinidos demasiado complejos o porque deben adaptarse al cliente.
Cada vez las empresas están más conscientes del valor añadido de la minería de procesos.
Sin embargo, aún hay un largo desafío en la implementación y uso de tecnologías innovadoras como estas. Este es un resultado negativo en vista del hecho de que la comprensión de los procesos comerciales se considera el principal factor de éxito en los proyectos de automatización en las empresas.
¿Por qué esta aseveración? Debido a que las tecnologías de minería de procesos pueden analizar cómo funcionan los procesos y cómo se comportan, lo que resulta en que las empresas obtengan conocimientos más profundos para mejorar sus procesos. Además, otro beneficio comercial es que estas brindan información en tiempo real sobre el rendimiento de los procesos y emiten alertas cuando no se siguen las reglas de cada proceso. También ayudan a solucionar problemas en forma automática, sin intervención humana.
Las empresas ven la RPA como un acelerador de negocios
También se está haciendo evidente que la automatización de procesos robóticos (RPA) se utiliza cada vez con más frecuencia en las empresas. Los tomadores de decisiones ven la RPA no solo como un medio para tareas administrativas simples, sino que reconocen cada vez más su contribución en la mejora de las funciones críticas para el negocio. Estas incluyen entre otras mejoras: la experiencia del cliente, la gestión de servicios TI y la planificación financiera.
Los líderes empresariales también están recurriendo a integraciones de RPA para casos de uso cada vez más complicados, lo que requiere tecnologías complementarias mucho más inteligentes para ejecutar con éxito los proyectos.
¿Cómo ocurren los fracasos de RPA?
Ya teniendo claro qué facilita el éxito de los proyectos de RPA, es necesario preguntarse: ¿Qué hace que los proyectos de RPA fracasen?
Por ejemplo, un fracaso de RPA podría ser un proceso automatizado que termina requiriendo un nivel de intervención humana más alto que el planeado originalmente. Precisamente, el propósito mismo de la automatización es evitar que las personas se vean abrumadas por tareas rutinarias sin sentido, como corregir los pasos de un proceso que arroja problemas.
Entonces, para evitar tal fracaso, es ante todo importante que las empresas obtengan apoyo permanente de su proveedor de RPA. Si falta esto, el éxito de RPA no es garantía.
Otra razón de las fallas al usar RPA, son los procesos muy complejos y enormemente variables. Esto, por supuesto, hace que la automatización sea más difícil. Además, algunas empresas admiten que el asesoramiento externo que contratan normalmente resulta menos útil de lo deseado.
Esto hace que sea aún más importante que las empresas no comiencen a ciegas en el viaje de la transformación digital y solo comiencen con iniciativas de automatización que tengan mayor probabilidad de éxito, para evitar así decepciones.
Por ende, en primera instancia deben comprender cómo funcionan los procesos y qué procesos pueden automatizarse. Con tecnologías innovadoras de minería de procesos, las empresas pueden identificar el potencial de automatización de procesos comerciales y priorizar aquellos con el mayor potencial de retorno de la inversión.
En ese sentido, las herramientas de inteligencia de procesos son indispensables para proporcionar a las empresas una visión general precisa y en tiempo real de sus procesos y mostrar cuáles funcionan sin problemas y, lo que es más importante, cuáles simplemente no funcionan correctamente y crean cuellos de botella.
Solo con el nivel necesario de conocimiento del proceso, las iniciativas de automatización tendrán éxito.
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