En ocasiones las compañías que presentan procesos logísticos complejos deben hacer frente al proceso de validación o rendición de los pagos recibidos por los transportistas. Este es un escenario mucho más complejo puesto que se deben dar pasos hacia la actividad de conciliación, y además, hacer frente a los nuevos riesgos y tipos de fraude que están surgiendo.
El día de hoy compartimos la última entrega de esta serie titulada “Transformación en Logística”, un viaje que nos ha permitido explorar cómo la tecnología puede ayudar a las áreas logísticas a enfrentar los desafíos presentes y derivados del proceso de distribución.
Los temas que hemos revisado hasta el momento han sido:
- Digitalización de pruebas de entrega para reducir tiempos y costos logísticos: Orientadas a organizaciones que están aún dependiendo del trabajo con documentos físicos.
- Optimización de Rendición y Cuadratura de entregas con IDP y Automatización: Artículo que aborda las problemáticas típicas del proceso de cuadratura de entregas, las que van surgiendo posterior a resolver la digitalización de documentos.
Hoy finalizamos la entrega con este nuevo artículo, titulado “Optimizando la rendición de pagos y preparación para evitar fraudes”. En esta entrega exploraremos cómo la tecnología nos permite enfrentar los desafíos cuando la captación de dinero está inmersa en el proceso de distribución y se hace necesario ampliar el proceso de negocio para detectar eventuales casos de fraude.
Distribución y rendición de pagos: problemáticas en el proceso actual
Es común que compañías que requieren distribuir productos, sobre todo las enfocadas en distribución al mercado minorista, deban hacerse también cargo de los procesos de recepción de pagos. En estos escenarios, los transportistas muchas veces forman parte también de la fuerza de venta de la compañía.
De cara a la recepción del pago, el transportista puede verse enfrentado a diferentes escenarios, por ejemplo:
- Transferencias electrónicas del cliente directo a la cuenta de la compañía.
- Pagos con dinero en efectivo.
- Pagos realizados a través del portal de pago de la empresa.
- Entre otros.
De estos escenarios los más complejos son lo referidos a pagos con dinero en efectivo y transferencias electrónicas.
Desafíos de los pagos en efectivo y transferencias
Para los casos de las transferencias, el transportista se encarga de recibir una copia del comprobante del certificado de transferencia, el cual será luego enviado a la compañía para que se proceda a su validación.
Mientras que en el caso de los pagos en efectivo, el escenario se torna más complejo dado que el transportista debe continuar con la distribución de otros productos, a la vez que debe preocuparse de depositar el dinero en efectivo prontamente a las arcas de la empresa, ya sea acercándose a una sucursal bancaria, caja vecina u otra sucursal de recepción de pagos, con el fin de evitar riesgos de pérdida o robos. Del caso anterior, el transportista terminará con un comprobante de pago, el que rendirá luego.
Esta situación provoca que las etapas posteriores de rendición y cuadratura se tornen altamente costosas en cuanto al tiempo necesario. Ya que se debe coordinar la recepción de facturas y comprobantes de pago que traen todos los transportistas para poder recibir conforme, para luego dar paso al proceso de validación, en donde el equipo debe confirmar e iniciar el proceso de conciliación de pagos en base a los movimientos bancarios.
Cómo automatizar la rendición y dar los primeros pasos en la detección de fraudes
Nos adentraremos ahora en el proceso de rendición de pagos, abordando como la tecnología nos permite automatizar esta parte del proceso y así obtener beneficios importantes de cara a la productividad y a la minimización de riesgos.
Ahora, el desafío recae en que tenemos por una parte un gran número de comprobantes de transferencias o comprobantes de los depósitos rendidos por los transportistas, y por otro lado, tenemos los movimientos bancarios en las diferentes cuentas que la compañía destina para la recepción de pagos.
Para abordar esta problemática es posible utilizar un mix de tecnologías, revisemos algunas de ellas:
- Automatizar la descarga de datos bancarios: mediante la implementación de soluciones de Robotización Automática de Procesos (RPA), es posible destinar un robot a la descarga de los movimientos desde las diferentes cuentas, y separar un set con únicamente los movimientos asociados a las transferencias recibidas.
- Automatizar la extracción de datos de los comprobantes de transferencia: por otro lado, mediante plataformas de extracción inteligente de datos se puede clasificar y extraer automáticamente toda la data desde los comprobantes de transferencia, logrando así otro set de datos, esta vez con toda la data de los comprobantes recibidos.
- Automatizando la conciliación: con la información de los movimientos bancarios y los datos de los comprobantes, se puede abordar la cuadratura o conciliación, y dar paso a un robot que concilie estos movimientos directamente en el ERP.
En este punto se deben analizar y definir las reglas que nos permitirán determinar cuáles transacciones deben pasar a un proceso de validación de fraudes, con el fin de que se detecten casos simples como la reutilización directa de comprobantes, o casos más complejos de detección de manipulación de imágenes.
El fraude no solo cuesta dinero; también puede dañar la confianza de tus clientes.
¿Cuánto tiempo invierte tu empresa en la rendición de pagos?
En el mercado actual y con la alta competitividad existente, automatizar los procesos se ha convertido en una necesidad.
En Valuetech, estamos comprometidos con ayudar a las empresas a superar sus desafíos mediante soluciones tecnológicas de vanguardia. Si te gustaría saber cómo nuestras tecnologías pueden ayudarte a optimizar las tareas del área Logística, te invitamos a contactarnos a hola@valuetech, ¡estamos para apoyarte! 💪
