Las empresas que deben distribuir sus productos enfrentan diferentes desafíos dependiendo de su nivel de digitalización. Si tu compañía ya dio el primer paso y están digitalizando las pruebas de entregas, lo más probable es que ahora se están enfrentando con el desafío de optimizar el proceso de rendición y cuadratura de estas entregas.
Hoy compartiremos la segunda entrega de esta serie de artículos enfocados en difundir cómo la tecnología puede ayudar a las áreas logísticas a enfrentar los desafíos presentes en el proceso de distribución, obtención de pruebas de entrega y rendición y cuadratura, permitiendo que tu organización evolucione digitalmente.
En esta entrega descubriremos cómo es posible automatizar las tareas asociadas al proceso de rendición y cuadratura de entregas. Superando la complejidad en los documentos digitalizados, a la vez que comenzamos a adentrarnos en el área del procesamiento inteligente de documentos, conocido como IDP (Intelligence Document Processing).
Rendición manual en logística, riesgo de errores y desperdicio de tiempo ⏲️
En ocasiones las compañías, a pesar de haber comenzado con la digitalización, se ven enfrentadas a escenarios en donde el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) no es lo suficientemente efectivo para poder resolver las necesidades de su flujo de trabajo, de cara a la rendición de las pruebas de entrega.
En el proceso de logística esto es más claro cuando, por ejemplo, a pesar de tener las pruebas de entrega digitalizadas e informadas con un estado general en alguna plataforma, el proceso de rendición y cuadratura del documento físico sigue siendo una actividad manual. El equipo humano generalmente se encarga de dos tareas en estas revisiones, primero validar que la prueba de entrega como tal no tenga errores en base al estado general informado, y luego revisar el estado de aquellas que han sido observadas u objetadas.
En el campo de las pruebas de entregas que están observadas u objetadas, y sobre todos si están relacionadas con entregas en compañías del retail, se deben enfrentar además al hecho de que el cliente receptor entrega a un documento propio de recepción, debiendo en este caso los colaboradores tener que contrastar información entre ambos documentos.
En este entorno la revisión manual se siente necesaria, convirtiéndose en algunos casos en una actividad que genera cuellos de botella. Sumado a esto se debe indicar el riesgo propio de la eventual tasa de errores y reprocesos, lo que a la larga impacta de manera directa en los tiempos generales del proceso de negocio.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP) a fondo 🧠
El Procesamiento inteligente de documentos (IDP) combina una serie de tecnologías para permitir automatizar los procesos de negocios, permitiendo así que los flujos de trabajos sean muchos más fluidos, minimizando las tareas manuales, y por tanto generando importantes beneficios de cara al rendimiento.
Dentro de este mix de tecnologías nos encontramos con:
- OCR (Optical characters recognition): Se añaden algoritmos híbridos de OCR que aplican Inteligencia Artificial para mejorar los resultados del reconocimiento de texto.
- NLP (Natural language processing): El procesamiento de lenguaje natural, es una tecnología del mundo del Machine Learning que permite mejorar el análisis, interpretación y comprensión del texto, con resultados cercanos a cómo lo interpretaría un humano.
- Inteligencia Artificial y Machine Learning: Ambas tecnologías están en el corazón de las soluciones de IDP.
- RPA (Robotic Process Automation): Tecnología poco invasiva que permite automatizar tareas tediosas y repetitivas, permitiendo liberar el tiempo de los colaboradores para dedicarlo a tareas de mayor valor.
Beneficios de Automatizar el proceso de rendición y cuadratura de entregas con IDP 🚀
- Detección automática de timbres/sellos: Mediante IDP puedes determinar la existencia de un sello que pueda indicar una entrega aceptada u observada.
- Extracción de escritura manual: Ante información escrita manualmente, el IDP genera una mayor certeza de la data extraída, en comparación a los motores tradicionales.
- Extracción de datos de documentos con formatos complejos: En el procesamiento de documentos complejos es donde más se destacan los beneficios de IDP. Si por ejemplo las entregas contienen información de muchos productos y se visualizan en varias tablas de datos, el IDP puede extraer de mejor manera dicha información tabulada.
- Interpretación de información: Mediante motores avanzados de procesamiento de lenguaje natural (NLP), es posible ampliar las capacidades de extracción, pasando de una extracción basada en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que se centra en la identificación de texto, a una extracción contextual que utiliza NLP para interpretar y entender el contenido en su contexto.
- Cambios de estado automático en el ERP: Este paso de obtener la data totalmente validada permite que el proceso se expanda a nivel de automatización y se logre accionar de manera automática tareas robotizadas (RPA) para, por ejemplo, realizar los cambios de estado directamente en el ERP.
- Personal se dedica solo a tratar las excepciones: El IDP considera como parte de su alcance el tratamiento de excepciones, y por tanto permite integrar a los colaboradores dentro del proceso de una manera mucho más natural, proceso conocido como Human in the loop.
Beneficios clave de la automatización de rendiciones con IDP 📈
Todo lo mencionado anteriormente permite que el proceso de negocio funcione de manera más fluida, permitiendo generar importantes beneficios como:
- Ahorro de costos.
- Capacidad de crecimiento futuro y soporte de escenarios de alta transaccionalidad (Solución escalable).
- Automatización end-to-end.
- Mejora de la certeza y disminución de errores y reprocesos.
- Mejora de cara a la experiencia cliente y de los participantes activos del proceso.
Procesamiento Inteligente de Documentos y Soluciones Personalizadas de Valuetech 🤝
En Valuetech llevamos +23 años apoyando a empresas a hacer frente a sus diferentes desafíos tecnológicos, y contamos con una amplia experiencia en procesos que son intensivos en documentos y requieren por tanto una solución amplia para realizar extracción de datos de manera inteligente.
Gracias a nuestros reconocidos partner podemos diseñar e implementar soluciones flexibles y potentes para afrontar este tipo de problemáticas:
- Tungsten Capture: solución especializada en procesos de captura centralizada y distribuida.
- Tungsten Total Agility: Potente suite de automatización inteligente de procesos, basado en un enfoque low code especialista en procesos intensivos en documentos, la que incorpora potentes componentes de inteligencia artificial para mejorar su rendimiento en varias de sus tareas.
- DocuWare: Gestor Documental con funcionalidades avanzadas para optimizar los procesos de negocio basados en documentos.
- UiPath: Plataforma líder mundial en automatización robótica de procesos (RPA).
En Valuetech, estamos comprometidos con ayudar a las empresas a superar sus desafíos mediante soluciones tecnológicas de vanguardia. Si te gustaría saber cómo nuestras tecnologías pueden ayudarte a optimizar las tareas del área Logística, te invitamos a contactarnos a hola@valuetech, ¡estamos para apoyarte! 💪
