La Automatización Robótica de Procesos o RPA (sus siglas en inglés), permite la ejecución y operación de aplicaciones utilizando robots, también conocidos como bots.
A la fecha, profesionales de distintas industrias han aprovechado los beneficios del RPA para automatizar tareas tanto en el back office, como front office. Muchas de estas suelen ser sumamente rutinarias e implicar una alta carga laboral, lo que impide que los profesionales puedan dedicar su tiempo a tareas de mayor valor.
Dentro de la naturaleza de estas tareas, se distinguen las que deben ser ejecutadas manualmente (atendidas) y las que pueden desarrollarse independiente de la interacción humana (desatendidas). Si bien en términos de RPA ambas pueden automatizarse, la forma en que se abordan es distinta, por lo que vale la pena hacer la distinción.
Bots Atendidos y Desatendidos, la diferencia fundamental
De manera resumida, la diferencia fundamental entre estas dos opciones es que: los bots atendidos deben ser activado por los empleados, mientras que los bots desatendidos pueden ejecutarse según programación previa, sin necesidad de la interacción humana.
En detalle, podemos hablar de los siguientes aspectos:
- Los bots atendidos trabajan de manera conjunta con los empleados en sus computadores, algo similar a un asistente virtual. Estos permiten optimizar tareas repetitivas, incrementar la productividad, y mejorar la calidad del trabajo realizado, mediante asistencia en tiempo real y tareas automatizadas. Vale mencionar, el bot atendido debe completar cada tarea antes de que el empleado pueda avanzar a la siguiente. Un caso en que un bot atendido puede ser sumamente útil es, por ejemplo, cuando un especialista de servicio al cliente necesita ejecutar un cambio masivo de direcciones. Esta tarea anteriormente hubiera implicado una serie de pasos y clicks, mientras que con el bot puede ser realizado en segundos.
- Los bots desatendidos pueden realizar procesos batch (un set complejo de tareas) que no requieren interacciones humanas. Estos típicamente operan en una programación preconfigurada o son activos por programación lógica (por ejemplo, una serie predeterminada de sucesos y reglas). Por ejemplo, el bot desatendido puede seguir un flujo de trabajo predeterminado para identificar facturas de proveedores enviadas por correos, revisarlas, almacenarlas en un sistema, y prepararlas para su pago.
Los beneficios de cada modalidad
El beneficio de bots atendidos
Muchas veces los colaboradores destinan sumas considerables de tiempo a navegar entre distintas plataformas y sistemas para el desarrollo de sus funciones, a la vez que intentan atender a los requerimientos de sus clientes internos y externos.
Los bots atendidos son útiles ante estas situaciones porque:
- Potencian la eficiencia: Los bots atendidos eliminan la carga en tiempo real de la entrada y recuperación de datos, lo que permite a los colaboradores enfocarse en las necesidades de sus clientes. El resultado final es una mayor eficiencia en los equipos y una mejor satisfacción general del cliente.
- Requieren una configuración mínima: el despliegue es rápido y relativamente ´fácil, tomando en consideración que los bots atendidos están destinados a resolver problemas concretos y particulares. Esto permite a los colaboradores y equipos continuar normalmente con el desempeño de sus funciones.
- Rápido ROI: en línea con lo anterior, al ser su implementación rápida, también lo es la visualización de sus resultados. Esto permite a las empresas alcanzar un retorno de su inversión dentro del primer año.
El beneficio de bots desatendidos
Los bots desatendidos entregan a las compañías la habilidad para escalar rápidamente mientras experimentan cambios en la demanda de sus clientes, lo que significa que no requieren contratar más personal para realizar tareas como administración de inventarios, procesamiento de órdenes, o gestión de pagos.
Aquí algunos beneficios de los bots desatendidos:
- Reducción de costos operaciones: los bots desatendidos ayudan a incrementar la productividad, eliminar errores, mejorar el cumplimiento, y eliminar tareas repetitivas. Esto lleva a una serie de ahorros considerables para el negocio.
- Pueden ejecutarse de manera remota: quizás uno de los beneficios más interesantes de los bots desatendidos es su capacidad para ser ejecutados en estaciones de trabajo, servidores privados, o en la nube. Esto significa que los administradores pueden acceder la interfaz e manera remota para visualizar, analizar, y desplegar reportes, auditorías, monitoreo, y modificaciones en tiempo real.
- Tienen capacidad ilimitada: los bots desatendidos pueden ser sumamente útiles para industrias que requieren mantener una operación activa las 24 horas del día y los 7 días de la semana. Dentro de estas destacamos: salud, logística y telecomunicaciones.
¿Qué tipo de bot es el mejor para mi negocio?
Si te preguntad qué tipo de bot es mejor para tu negocio y tus procesos, la buena noticia es que… no tienes que elegir entre uno u otro. Ambas modalidades juegan un rol fundamental en el contexto del RPA. De hecho, cuando se utilizan de manera simultanea en una plataforma integrada, tienen la capacidad de abordar una mayor cantidad de tareas y procesos.
Si tienes el objetivo de desbloquear el verdadero potencial de tus colaboradores y sus capacidades, te invitamos a seguir profundizando en el tema y descubrir el potencial del RPA. Si necesitas ayuda para ello, puedes contactarnos a [email protected] y evaluaremos cómo tu organización puede dar su primer paso, ¿te interesa? Estamos para ayudarte.
