Tus Primeros Pasos en Gestión Documental: Organización Inteligente de Documentos 📄

Tus Primeros Pasos en Gestión Documental: Organización Inteligente de Documentos

Una información organizada con claridad y disponible al instante, es una de las claves en el éxito de los procesos empresariales hoy en día. Sin embargo, muy frecuentemente se tarda mucho en encontrar los documentos que se necesitan. Hace falta buscar en directorios de archivos sin estructurar, en las bandejas de correo o, inclusive hay que rebuscar en sistemas de archivado en papel. Sin seguridad, control de versiones, transparencia en los procesos y capacidad de localización inmediata, las empresas no solo pierden productividad, sino que también se arriesgan a sufrir filtraciones en la seguridad de los datos y a incumplir la normativa legal. Muy probablemente no quieres que esto te suceda.

Hoy en día, la Gestión Documental se presenta como una muy buena opción para sanar estos dolores. Permitiendo llevar la organización y el manejo de su información a un siguiente nivel de eficiencia.

¿Qué es Gestión Documental?

La gestión documental se refiere al proceso de capturar, almacenar, organizar y facilitar la gestión de los documentos de una organización, con el fin de que estos puedan ser localizados fácilmente por cualquier colaborador. De aquí que sea extremadamente importante saber qué es gestión documental, dada su relevancia para optimizar el recurso más valioso hoy en día: el tiempo.

Gracias a esta, los usuarios pueden consultar y encontrar información de manera rápida, fácil y precisa. Por ejemplo, si un profesional necesita localizar un dato o documento en particular, pero no recuerda en qué carpeta o repositorio se encuentra, lo puede ubicar rápida y fácilmente si cuenta con un proceso de gestión documental eficiente ya implementado. Esto evitaría que tenga que revisar cada documento uno a uno, y la perdida de tiempo que eso implica.

DocuWare para la Organización Inteligente de Documentos

Una de las mejores soluciones en el mercado para iniciar tu ruta en Gestión Documental es Docuware. Con esta se puede desarrollar un flujo de trabajo digital inteligente, estableciendo un nuevo ritmo para la productividad de los trabajadores y el rendimiento de la empresa.

Mediante su módulo de Organización Inteligente de Documentos, esta proporciona una ubicación de búsqueda segura para guardar y recuperar con rapidez cualquier documento de la empresa. Además, ofrece acceso móvil y por Internet, asignaciones de tareas eficientes y flujos de trabajo digitales inteligentes. Esta solución está prácticamente lista para usar con una configuración mínima, lo que permite obtener rápidamente sus beneficios, sin incurrir en grandes costos de tiempo e implementación. La idea es que este proyecto sea lo más rápido y fácil posible.

Dentro de sus principales funcionalidades, destacan:

• Capturar, archivar y recuperar de manera centralizada documentos empresariales de todo tipo.
• Controlar estrictamente los permisos de acceso para lograr la máxima seguridad y confidencialidad.
• Recuperar, editar y compartir documentos en un navegador, sea cual sea la ubicación
• Automatizar tareas y controlar plazos de entrega.
• Obtener aprobaciones mediante flujos de trabajo digitales.
• Efectuar el seguimiento de las decisiones con anotaciones y sellos digitales.
• Cumplir fácilmente las políticas de protección y conservación de datos.

Cada una de estas funcionalidades aporta gran valor al negocio, y entre otros, permite disfrutar de los siguientes beneficios:

• Crear una organización de nivel superior, acabando con la manipulación de documentación impresa, el desorden de los archivos y el caos. El almacenamiento de documentos llega a un nivel superior con archivado centralizado e indexación fácil.
• Controlar el acceso a los documentos, restringiendo el acceso de la lectura o la edición de un documento, si hace falta incluso durante un determinado intervalo de tiempo.
• Eliminar archivos duplicados, guardando cada documento solo una vez y accediendo a él desde cualquier cantidad de carpetas definidas con flexibilidad.
• Minimizar los tiempos de respuesta, utilizando herramientas prácticas como las listas que se actualizan automáticamente para recuperar de inmediato la información. También se puede buscar lo que necesita por cualquier palabra clave, la fecha o el asunto.
• Cumplir los plazos establecidos, recibiendo una notificación automática antes de que caduque un contrato, venza una factura o finalice el periodo de conservación legal de un documento.
• Reforzar la seguridad de la información, evitando el borrado arbitrario de documentos y la pérdida de datos importantes para la empresa a causa de amenazas como virus, malware, robos, o desastres naturales.
• Eliminar los mails de los flujos de trabajo de aprobación, olvidándose de las listas interminables de mails que solicitan comentarios u opiniones.

¿Qué te parece ver Docuware y la Organización Inteligente de Documentos en acción?

Contáctanos a [email protected] para conocer más sobre tu requerimiento y cómo podemos apoyarte.

¡Seguimos en contacto!